Published on

Почему я выбрал Asana для управления контент-проектами

За десяток лет я перепробовал множество менеджеров задач и проектов, и ни один сервис меня не устроил полностью. В результате, задачи оставались висеть мертвым грузом, пока на почту не приходило уведомление о том, что мой аккаунт будет удален ввиду неактивности.

  • Для чего вообще мне нужен таск менеджер:
  • Составлять контент-план,
  • Создавать события, напоминания к ним
  • Планировать рабочую неделю,
  • Хранить заметки, ссылки и вложения к планируемым и готовым публикациям,
  • Назначать задачи на себя и исполнителей,
  • Использовать как архив для поиска информации.

В конечном итоге я остановится на бесплатной версии Asana. Я расскажу, какие функции мне понравились в Asana и почему я советую этот инструмент каждому, кто работает с контент-проектами.

Содержание

Бесплатная версия полностью устраивает

2 года я работал в basecamp, но интерфейс и неудобное управление большими списками меня отталкивали.

Перейдя Asana, я удивился, что здесь все бесплатно и ваш аккаунт не удаляется после периода бездействия. Или, по крайней мере, я не дошел до этого этапа.

Стоимость Premium подписки составляет $10,99. В нее включена продвинутая отчетность и улучшенная безопасность, можно создавать automated workflows. Но, честно говоря, бесплатной версии мне хватает для тех задач, которые я перечислил вначале поста.

Гибкая настройка полей

Интерфейс Asana не перегружен и хорошо настраивается. Особенно это удобно при управлении задачами.

Например, мне не нужны все поля в списках задач – в Asana их можно скрыть. Причем в каждом проекте индивидуально.

Нет нужных полей? Используем custom fields и включаем их для списке задач. Таким образом можно полностью адаптировать интерфейс под специфику проекта.

Все задачи фильтруются по исполнителю и времени выполнения. Фильтр помогает оставить только то, на чем необходимо сфокусироваться в данный момент.

При необходимости, можно установить цветовые маркеры, ассоциировать их с определенными задачами или тегами. Таким образом, вы избавитесь от постоянно растущего списка задач, что может радовать или повергать в ужас.

Удобная работа с несколькими проектами

В моем окружении Asana – около 10 проектов, но регулярно я работаю только с 2-3.

Для каждого проекта возможен свой шаблон, внешний вид. Правда, большинство удобств открывается только в Premium версии. Timeline и Dashboard доступны только по подписке.

Очередность проектов в списке изменяется перетаскиванием. Если долго не работаю с проектом – переношу в архив и возвращаю обратно, при необходимости.

Совместная работа

Как правило, я работаю со своими проектами в одиночку. Но если нужно добавить пользователя (например, временного исполнителя), легко выдать ограниченные привилегии для определенного проекта. Так же легко удалить исполнителя по окончанию контракта.

Задачи можно комментировать, в процессе обсуждения упоминать других участников, используя общепринятую @ (и вообще, этим значком можно цитировать что угодно). Упомянутый пользователь получит уведомление.

Как и у создателя проекта, у любого пользователя есть все удобства при работе с проектом, те же возможности по настройке интерфейса и управлению задачами. Конечно, в рамках выданных прав доступа.

Задачи можно назначать посредством email, также почта используется для уведомления исполнителей, будь то обновление статуса задачи, новая задача и т.п.

Расширенный поиск

Мне нравится, что в Asana очень гибкий поиск. По сути, сейчас я использую Asana как базу данных для поиска информации о контексте написания того или иного поста. Например, у меня в одном todo может быть ссылка, таблица с ключевыми словами, вложение, иногда картинка – все материалы, используемые при подготовке текста.

Поиск может включать вложение, текст, статус и другие параметры. Если этого мало, есть фильтр по всем сущностям в Asana.

Удобное управление задачами

Разумеется, в задачи можно добавлять вложения: картинки, другие файлы, ссылки на таблицы в Google Drive и Dropbox.

Часто приходится дробить сложную задачу на мелкие todo. Для этих целей есть подзадачи (subtasks), что очень удобно.

В дополнение к перечисленному, можно: Указывать длительность задач, Назначать цветовые маркеры, Создавать повторяющиеся задачи с напоминаниями, Управлять текущими задачами через раздел My tasks.

Заключение

Я рассмотрел не все возможности Asana, а только те, которые использую ежедневно. Все инструменты мне и не нужны, потому что большую часть времени я пишу тексты. Возможно, вы пользуетесь другим сервисом для управления проектами? Поделитесь в комментариях!